Buchhaltung für Airbnb-Gastgeber: Einnahmen und Ausgaben im Griff

Wer eine Wohnung über Airbnb oder Booking vermietet, bekommt am Monatsende eine Auszahlung, die schon um Servicegebühren gekürzt ist. Das verleitet dazu, einfach den überwiesenen Betrag als Einnahme zu verbuchen. Steuerlich ist das falsch und kann bei einer Prüfung zu unangenehmen Nachfragen führen.

Airbnb-Vermietung erzeugt mehr Buchungsvorgänge als eine klassische Wohnraumvermietung: Provisionen, Reinigungspauschalen, Kurtaxe, teils Kautionen und häufig unterschiedliche Auszahlungswährungen. Wer das nicht sauber trennt, verliert den Überblick über den tatsächlichen Gewinn und riskiert falsche Steuererklärungen.

Bruttoprinzip statt Nettoauszahlung

Buchhalterisch zählt der volle Betrag, den der Gast zahlt, als Einnahme – nicht die um Airbnb-Servicegebühr gekürzte Auszahlung. Die Provision, die die Plattform einbehält, ist eine separate Betriebsausgabe. Das ist kein rein kosmetischer Unterschied: Bei der Umsatzsteuer und bei bestimmten Meldepflichten wird auf den Bruttoumsatz abgestellt, nicht auf die Nettoauszahlung.

Beispiel für eine korrekte Buchung

Ein Gast bucht drei Nächte für 450 €, dazu 60 € Reinigungspauschale, gesamt 510 €. Airbnb behält 15 % Servicegebühr ein, also 76,50 €, und überweist 433,50 €. In der Buchhaltung erfasst du 510 € als Einnahme und 76,50 € als Betriebsausgabe „Vermittlungsprovision". Nur so stimmt später die Umsatzsteuervoranmeldung, falls du zur Umsatzsteuer optiert hast oder ohnehin steuerpflichtig bist, weil du keine Kleinunternehmerregelung nutzt.

Was du als Ausgabe ansetzen kannst

Neben der Plattformprovision zählen dazu: Reinigungskosten, Wäscheservice, anteilige Nebenkosten wie Strom, Wasser, Internet und Heizung, Möblierung und Ausstattung (bis 952 € netto pro Wirtschaftsgut sofort, darüber über die Nutzungsdauer verteilt), Abschreibung der Immobilie im vermieteten Zeitanteil, Kurtaxe, wenn du sie selbst abführst, sowie Kosten für die Erstellung und Pflege des Inserats. Bei gemischter Nutzung – teils Eigennutzung, teils Vermietung – musst du die Kosten zeitanteilig aufteilen, was in der Praxis oft der größte Streitpunkt mit dem Finanzamt ist.

Kurtaxe und Meldepflichten

Viele Kommunen erheben eine Kurtaxe oder Übernachtungssteuer, die du als Vermieter einziehst und weiterleitest. Diese Beträge sind durchlaufende Posten und keine Betriebseinnahme, solange du sie tatsächlich an die Gemeinde abführst. Verwechsle das nicht mit deinen eigenen Einnahmen, sonst zahlst du am Ende Einkommensteuer auf Geld, das dir gar nicht zusteht.

Gewerblichkeit im Blick behalten

Kurzzeitvermietung mit hoher Fluktuation, Reinigungsservice und hotelähnlichen Zusatzleistungen kann als gewerbliche Tätigkeit eingestuft werden statt als Vermietung und Verpachtung. Das ändert die Einkunftsart, macht dich gewerbesteuerpflichtig (mit Freibetrag von 24.500 € für Einzelunternehmer) und verpflichtet dich zur Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Anlage EÜR. Details dazu und zur Umsatzsteuer findest du im Artikel Ferienwohnung und Airbnb: Steuern.

Rechenbeispiel: Jahresgewinn ermitteln

Du vermietest eine Wohnung ganzjährig über Airbnb. Bruttoeinnahmen laut Gästeabrechnungen: 28.000 €. Davon Servicegebühr Airbnb 4.200 €, Reinigung 3.600 €, Nebenkosten anteilig 2.400 €, Abschreibung Gebäude 4.500 €, Zinsen für die Finanzierung 3.800 €, sonstige Kosten 900 €. Der steuerpflichtige Gewinn beträgt 28.000 € minus 19.400 € Ausgaben, also 8.600 €. Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 32 % zahlst du darauf rund 2.750 € Einkommensteuer.

Digitale Buchhaltung erleichtert dir das Leben

Weil Airbnb monatlich Abrechnungen mit vielen Einzelposten liefert, lohnt sich eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware, in der du jede Buchung mit Bruttobetrag, Provision und Nettoauszahlung erfasst. Exportiere die Transaktionshistorie regelmäßig, denn Plattformen löschen ältere Daten irgendwann oder erschweren den Zugriff nach Kontoschließung.

Checkliste für deine Airbnb-Buchhaltung

• Bruttoeinnahmen erfassen, nicht die Nettoauszahlung
• Plattformprovisionen als separate Betriebsausgabe verbuchen
• Kurtaxe getrennt von eigenen Einnahmen führen
• Nebenkosten bei gemischter Nutzung zeitanteilig aufteilen
• Monatliche Exporte der Plattformabrechnungen archivieren
• Prüfen, ob die Tätigkeit noch als Vermietung gilt oder bereits gewerblich ist
• Umsatzsteuerpflicht und Kleinunternehmerregelung (Grenzen 25.000 € / 100.000 €) im Blick behalten

Fazit

Airbnb-Buchhaltung ist kein Hexenwerk, verlangt aber mehr Sorgfalt als eine klassische Vermietung, weil jede Buchung aus mehreren Bestandteilen besteht. Wer Brutto und Netto konsequent trennt, Provisionen korrekt verbucht und die Gewerblichkeitsgrenze im Auge behält, spart sich Ärger bei der nächsten Steuererklärung. Wenn du wissen willst, welche Kosten du bei klassischer Vermietung zusätzlich absetzen kannst, lies Immobilie vermieten: was absetzbar ist.

Allgemeine Information, keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine saubere Aufstellung deiner Airbnb-Buchhaltung Beratungstermin buchen.