Tankbelege oder Kilometerpauschale: Was du bei betrieblichen Fahrten absetzen kannst

Eine Fahrt, zwei Belege und schnell ein doppelter Abzug

Du fährst mit deinem Auto zu einem Kunden, tankst unterwegs und hältst außerdem die gefahrenen Kilometer fest. Jetzt liegen eine Tankquittung und eine Fahrtaufstellung in deiner Buchhaltung. Daraus entstehen aber nicht automatisch zwei getrennt abziehbare Ausgabenpositionen.

Im Kurzvideo vom 28. Oktober 2023 beschreibt Roland Elias den Grundgedanken als Entweder-oder-Frage: Tankbelege und pauschal berechnete Fahrtkosten dürfen nicht beliebig miteinander kombiniert werden. Für ein Fahrzeug im Betriebsvermögen weist er auf die Erfassung der Tankkosten hin. Um daraus eine korrekte Buchung abzuleiten, musst du allerdings zuerst klären, wie das Fahrzeug steuerlich zugeordnet ist und welche Fahrt überhaupt vorliegt.

Zuerst das Fahrzeug, dann die Kostenmethode

Unterscheide zwischen einem Fahrzeug deines Betriebsvermögens und einem privat gehaltenen Fahrzeug, das du für einzelne betriebliche Fahrten nutzt. Die bloße Bezeichnung als Privatauto reicht für die steuerliche Einordnung nicht aus. Nutzung und gegebenenfalls eine wirksame Zuordnung können entscheidend sein.

Bei einem Fahrzeug im Betriebsvermögen werden die tatsächlichen Fahrzeugaufwendungen grundsätzlich im betrieblichen Zusammenhang erfasst. Eine private Nutzung muss daneben nach den dafür geltenden Regeln berücksichtigt werden. § 6 Absatz 1 Nummer 4 EStG enthält insbesondere Vorgaben zur Bewertung der privaten Kraftfahrzeugnutzung. 1

Bei einem privat gehaltenen Fahrzeug geht es dagegen um die Kosten der betrieblichen Nutzung. Dafür kommen je nach Fall die Ermittlung eines tatsächlichen Kostenanteils oder eine zulässige pauschale Berechnung in Betracht. Diese Ebenen solltest du nicht miteinander vermischen.

Was eine Kilometerpauschale bereits abdeckt

Wenn du betriebliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug nach einer zulässigen Kilometerpauschale abrechnest, werden die damit erfassten Fahrzeugkosten pauschal berücksichtigt. Du kannst deshalb nicht zusätzlich sämtliche Tankquittungen für dieselben Fahrten als weiteren Kraftstoffaufwand ansetzen.

Ein Beispiel ohne vorgegebenen Kilometersatz: Du dokumentierst eine betriebliche Hin- und Rückfahrt und berechnest dafür den zulässigen pauschalen Fahrtkostenbetrag. Die Tankfüllung, die du auf dieser Reise bezahlst, begründet nicht automatisch einen zusätzlichen Abzug neben diesem Betrag. Andernfalls würde ein Teil derselben Fahrzeugkosten doppelt berücksichtigt.

Nicht jede weitere Reiseausgabe gehört allerdings zu den durch die Fahrzeugpauschale abgegoltenen Kosten. Parkgebühren oder andere gesonderte Aufwendungen müssen nach ihrer eigenen Art geprüft werden. Aus dem Ausschluss eines zusätzlichen Kraftstoffabzugs folgt deshalb kein pauschales Verbot sämtlicher Nebenkosten.

Tatsächliche Kosten erfordern eine vollständige Grundlage

Möchtest du statt einer Pauschale tatsächliche Fahrzeugkosten zuordnen, reicht eine einzelne Tankquittung häufig nicht. Du brauchst eine belastbare Grundlage für die Gesamtkosten und die betriebliche Nutzung. Dabei können neben Kraftstoff weitere Positionen wie Versicherung, Wartung oder der Werteverzehr des Fahrzeugs Bedeutung haben.

Der betriebliche Anteil lässt sich nicht einfach daraus ableiten, dass du unmittelbar vor oder nach einem Kundentermin getankt hast. Eine Tankfüllung kann mehreren privaten und betrieblichen Fahrten dienen. Der Zahlungszeitpunkt beweist deshalb nicht, dass der gesamte Kraftstoff betrieblich verbraucht wurde.

Der allgemeine Maßstab bleibt § 4 Absatz 4 EStG: Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen. Für gemischte Nutzung und besondere Fahrtarten kommen weitere Regeln hinzu. 2

Beim Betriebsfahrzeug ist die Tankquittung nur ein Teil

Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, werden Tankbelege grundsätzlich als Teil der tatsächlichen Fahrzeugkosten verarbeitet. Damit ist die steuerliche Behandlung aber noch nicht abgeschlossen. Eine private Nutzung darf nicht unberücksichtigt bleiben, nur weil sämtliche Belege über das Geschäftskonto bezahlt wurden.

Ob eine pauschale Bewertung der Privatnutzung zulässig ist oder eine andere Ermittlung erforderlich wird, hängt von den Voraussetzungen des Einzelfalls ab. Die bekannte Ein-Prozent-Regel ist keine universelle Lösung für jedes betrieblich mitgenutzte Auto. § 6 EStG knüpft ihre Anwendung unter anderem an den Umfang der betrieblichen Nutzung. 1

Lege die Methode deshalb nicht erst beim Sortieren der Tankquittungen fest. Kläre Fahrzeugzuordnung, Nutzungsumfang und erforderliche Aufzeichnungen gemeinsam. Andernfalls kann eine scheinbar einfache Belegbuchung zu einer falschen Jahresabrechnung führen.

Kundenfahrt und Weg zur Betriebsstätte unterscheiden

Nicht jede beruflich veranlasste Autofahrt wird nach denselben Regeln behandelt. Für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte gelten besondere Einschränkungen. Du solltest solche Fahrten deshalb getrennt von auswärtigen Kundenterminen dokumentieren.

Notiere bei einer betrieblichen Auswärtsfahrt mindestens Datum, Ziel, Anlass und die nachvollziehbare Strecke beziehungsweise Kilometerzahl. Wenn du mehrere Termine verbindest oder private Umwege fährst, muss die Aufteilung verständlich bleiben. Eine reine Jahressumme ohne Erläuterung ist dafür keine gute Grundlage.

Bei einem tatsächlichen Kostenansatz oder einer Fahrtenbuchmethode können weitergehende Anforderungen bestehen. Eine einfache Liste betrieblicher Termine ist nicht automatisch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Verwende die Begriffe deshalb nicht austauschbar.

Vorsteuer nicht aus der Kilometerpauschale ableiten

Die einkommensteuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten schafft nicht automatisch einen Vorsteuerabzug. § 15 UStG verlangt dafür eigene Voraussetzungen, insbesondere einen entsprechenden Leistungsbezug für dein Unternehmen und grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung. 3

Aus einer selbst berechneten Kilometerpauschale kannst du daher nicht einfach einen vermeintlichen Umsatzsteueranteil herausrechnen. Ob aus einem konkreten Tankbeleg Vorsteuer abziehbar ist, muss getrennt beurteilt werden. Fahrzeugzuordnung, unternehmerische Nutzung und mögliche Ausschlüsse spielen dabei eine Rolle.

Auch eine Zahlung mit der Geschäftskarte beantwortet diese Frage nicht. Sie belegt den Zahlungsweg, nicht sämtliche Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs. Behandle Einkommensteuer und Umsatzsteuer deshalb als getrennte Prüfschritte.

So sortierst du deine vorhandenen Belege

Kennzeichne zuerst, zu welchem Fahrzeug die Unterlagen gehören. Ordne danach die Fahrtart und die bisher verwendete Methode zu. Prüfe schließlich, ob Tankkosten und pauschale Fahrtkosten für dieselbe Nutzung doppelt erfasst wurden. Die grundlegende Gewinnermittlung erläutert der Beitrag zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wenn du mehrere Autos nutzt oder die bisherige Zuordnung unklar ist, kläre die Methode vor dem nächsten Jahresabschluss bei einem Beratungstermin. Dieser Artikel beschreibt die Abgrenzung, ersetzt aber keine individuelle Berechnung deiner Fahrzeugkosten.

Quellen

• 1: § 6 EStG, insbesondere Absatz 1 Nummer 4.
• 2: § 4 EStG.
• 3: § 15 UStG.
• Ausgangstranskript: Möglichkeiten, Tankbelege zu verbuchen, 28. Oktober 2023.