Buchhaltungssoftware wechseln: Welche Altdaten du vor der Kündigung sichern musst

Der Vertrag endet, die Aufbewahrungspflicht nicht

Du wechselst deine Buchhaltungssoftware, weil ein anderes Programm besser zu deinem Betrieb passt. Die laufenden Rechnungen funktionieren bereits im neuen System. Jetzt möchtest du das alte Abonnement kündigen. Bevor du das tust, musst du allerdings klären, was mit den aufbewahrungspflichtigen Altdaten geschieht.

Im Buchhaltungsvideo vom 22. Dezember 2023 betont Roland Elias feste digitale Abläufe und die strukturierte Übergabe an die steuerliche Beratung. Im Video vom 30. Mai 2024 ergänzt er, dass Unterlagen über Jahre verfügbar bleiben müssen. Zusammengenommen führt das zu einer konkreten Aufgabe: Ein Softwarewechsel darf den Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall, Beleg und Aufzeichnung nicht abschneiden.

Ein Rechnungspaket ist noch kein vollständiges Archiv

Viele Programme erlauben dir, sämtliche Rechnungen als PDF herunterzuladen. Das ist nützlich, aber nicht automatisch ausreichend. Zu den erforderlichen Unterlagen können auch Buchungsdaten, Stammdaten, Zuordnungen, Änderungsinformationen und weitere steuerlich relevante Informationen gehören.

Die amtlichen GoBD verlangen beim Systemwechsel grundsätzlich eine quantitativ und qualitativ gleichwertige Überführung der aufbewahrungspflichtigen Daten. Dabei sind auch Metadaten und erforderliche Verknüpfungen zu beachten. Ein bloßer Datenextrakt oder Report reicht nicht, wenn dadurch aufbewahrungspflichtige Informationen verloren gehen. 1

Frag deshalb nicht nur: Kann ich meine Rechnungen herunterladen? Frage zusätzlich: Welche Daten führt das System, welche davon muss ich erhalten und wie bleiben sie später prüfbar? Die Antwort hängt von den Funktionen ab, die du tatsächlich genutzt hast.

Erfasse zuerst den Umfang deines alten Systems

Erstelle eine Bestandsaufnahme. Hast du ausschließlich Rechnungen geschrieben oder auch Zahlungen zugeordnet, Belege archiviert, Anlagen geführt und Buchungen vorgenommen? Gibt es getrennte Bereiche für verschiedene Unternehmen oder Wirtschaftsjahre? Liegen ergänzende Dokumente nur in Nachrichten oder Anhängen innerhalb des Programms?

Notiere außerdem, welche Informationen bereits bei deiner steuerlichen Beratung vorhanden sind. Ein übermittelter Buchungsbestand bedeutet nicht zwingend, dass dort auch sämtliche Belegbilder und Systeminformationen liegen. Umgekehrt musst du nicht aus Unkenntnis alles doppelt rekonstruieren, wenn vollständige Bestände bereits ordnungsgemäß übernommen wurden.

Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für den Übergabeplan. Sie verhindert, dass du erst nach der Kündigung bemerkst, dass ein bestimmter Bereich gar nicht im Standardexport enthalten war.

Entscheide zwischen Migration und weiterem Archivzugriff

Eine Möglichkeit ist die vollständige Übernahme in ein neues System oder ein geeignetes Archiv. Nach den GoBD müssen die erforderlichen Daten und Auswertungsmöglichkeiten dabei erhalten bleiben. Eine bloße Änderung des Formats darf nicht zur inhaltlichen Veränderung der Daten führen; notwendige Umsetzungen sind zu dokumentieren. 1

Eine andere Möglichkeit kann ein fortbestehender Zugriff auf das Altsystem sein. Dann musst du klären, welche Funktionen ein Archivtarif wirklich bietet. Ein lesender Zugang kann praktisch helfen, beantwortet aber nicht ohne Weiteres jede Frage zum gesetzlichen Datenzugriff oder zur maschinellen Auswertung.

Verlasse dich deshalb nicht auf eine allgemeine Werbeaussage zur Revisionssicherheit. Entscheidend ist, ob deine konkreten Bestände über die erforderliche Dauer verfügbar bleiben und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Eine besondere gesetzliche Erleichterung bei einem Systemwechsel ist ebenfalls keine pauschale Erlaubnis, nur PDF-Dateien zu behalten.

Teste die Übernahme vor der Kündigung

Öffne nicht nur eine beliebige Rechnung. Wähle mehrere unterschiedliche Geschäftsvorfälle: eine normale Rechnung, eine Stornierung, eine Teilzahlung und einen Vorgang mit mehreren Belegen, soweit diese Fälle in deinem Betrieb vorkommen. Prüfe, ob sich die jeweiligen Zusammenhänge im neuen Bestand nachvollziehen lassen.

Vergleiche außerdem die Anzahl der Datensätze und nachvollziehbare Summen zwischen Ausgangs- und Zielsystem. Gibt es Abweichungen, solltest du sie vor der Abschaltung erklären. Eine technisch erfolgreich gemeldete Übertragung beweist noch nicht, dass der steuerlich erforderliche Inhalt vollständig angekommen ist.

Halte die Prüfung fest. Dokumentiere verwendete Exportfunktionen, Dateiformate, Zeitraum und Speicherort. Ergänze, welche Kontrollen du durchgeführt hast und wie Fehler behoben wurden. So bleibt später verständlich, wie der Archivbestand entstanden ist.

Beachte unterschiedliche Aufbewahrungsdauern

Die Kündigung des Softwarevertrags verkürzt keine Aufbewahrungsfrist. § 147 AO unterscheidet insbesondere zehnjährige Fristen für Bücher und bestimmte weitere Unterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für andere dort genannte Dokumente. Zusätzlich kann eine fortbestehende steuerliche Bedeutung eine längere Aufbewahrung verlangen. 2

Dein Archiv braucht deshalb eine Ordnung nach Dokumentenart und Jahrgang. Wenn du sämtliche Daten lediglich in einer einzigen undokumentierten Sicherungsdatei ablegst, wird die spätere Suche und Löschprüfung unnötig schwierig. Dass die Datei irgendwo vorhanden ist, reicht für eine funktionierende Aufbewahrung nicht aus.

Prüfe auch Zugangsdaten, Verschlüsselung und Zuständigkeiten. Wenn nur ein ausgeschiedener Mitarbeiter das Passwort kennt, kann ein technisch vollständiges Archiv praktisch unbrauchbar werden. Die Verantwortlichkeit für den Bestand bleibt trotzdem bei deinem Unternehmen.

Trenne Umstellungsfehler von laufenden Buchungen

Lege einen klaren Stichtag fest. Ab wann entstehen neue Vorgänge ausschließlich im neuen System? Wie gehst du mit Zahlungen auf alte Rechnungen um? Wer verhindert, dass dieselbe Rechnung in beiden Programmen als neuer Umsatz erfasst wird?

Gerade diese Übergangsphase verdient eine eigene Abstimmung. Die grundlegende Gewinnermittlung erläutert der Artikel zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Hier geht es zusätzlich darum, dass der technische Wechsel keine doppelten oder fehlenden Geschäftsvorfälle erzeugt.

Wenn du zugleich deine steuerliche Betreuung wechseln möchtest, kannst du die Datenübernahme bei der Anfrage als Neumandant ausdrücklich ansprechen. Kündige den alten Zugang erst, wenn Verantwortlichkeiten, Vollständigkeit und künftiger Zugriff geklärt sind. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung, keine individuelle Freigabe zur Abschaltung deines Altsystems.

Quellen

• 1: Amtliche GoBD, insbesondere Randziffern 142 bis 144 zum Systemwechsel.
• 2: § 147 AO.
• Ausgangstranskripte: Buchhaltungstipps, 22. Dezember 2023, und Dokumentation und Aufbewahrung, 30. Mai 2024.